Forretningsorden for igus GmbH

for klagebehandling i henhold til forsyningskædeloven

Version I, udgave 01. Januar 2024

1. Mål og omfang af klagebehandlingen

Klagebehandlingen hos igus GmbH gør det muligt for alle potentielt berørte personer at påpege risici for menneskerettigheder eller miljøet og brud på pligter, der er opstået som følge af igus GmbH's økonomiske aktiviteter i eget forretningsområde eller i en leverandørs forretningsområde langs hele forsyningskæden.

igus tager kravene i forsyningskædeloven alvorligt, og det er vores mål at identificere potentielle forseelser i forsyningskæden på et tidligt tidspunkt og iværksætte de nødvendige foranstaltninger.

Dette opnår igus især ved at tillade, at oplysninger om mulige overtrædelser i forbindelse med Forsyningskædeloven rapporteres til os, og ved konsekvent at følge op på dem.

Alle medarbejdere og personer i vores forsyningskæde kan underrette igus om risici for eller overtrædelser af menneskerettighederne eller miljøet via den klagebehandling, som igus har oprettet.

Det sikres, at anmeldelsen kan indsendes anonymt og fortroligt. Det giver igus mulighed for at genkende risici på et tidligt tidspunkt og i bedste fald løse dem, før mennesker eller miljø kommer til skade.

2. Procedure for kommentarer/rapportering af overtrædelser

Der er forskellige interne kanaler til at rapportere en overtrædelse af efterlevelse (f.eks. underretning af overordnede eller medarbejderrepræsentanter), og igus' Whistle-blower System er tilgængeligt for både interne og eksterne rapporter. Det kan bruges uden begrænsning af alle i vores forsyningskæde.

Manglende efterlevelse kan rapporteres over hele verden, døgnet rundt, på forskellige sprog og gratis med blot et par klik via vores online rapporteringssystem Whistle-blower System (reporting-channel.com).

Ved indsendelse af en rapport skal det tematiske fokus angives i forhold til risici for menneskerettigheder og miljø eller brud på pligter i henhold til § 2, stk. 2 og 3 i forsyningskædeloven.

De menneskerettighedsrelaterede forbud omfatter især

• Børnearbejde (som hovedregel er det forbudt at ansætte børn under 15 år)
• Tvangsarbejde
• Slaveri, seksuel udnyttelse
• Manglende overholdelse af sundheds- og sikkerhedsforskrifter i henhold til lovgivningen på arbejdsstedet
• Tilbageholdelse af passende lønninger
• Brug af tortur eller ydmygende behandling
• Foreningsfrihed
• Enhver handling eller undladelse, der er i stand til at forringe en beskyttet retsstilling på en særlig alvorlig måde, og hvis ulovlighed er åbenlys.

De miljørelaterede forbud omfatter især

• Forbud mod fremstilling af kviksølvholdige forbindelser
• Forbud mod ukorrekt behandling af kviksølvaffald
• Forbud mod produktion og brug af visse kemikalier og persistente organisk forurenende stoffer
• Forbud mod ikke-miljøvenlig håndtering, indsamling, opbevaring og bortskaffelse af affald
• Forurening af jord, vand, luft og overdrevent vandforbrug
• Enhver handling eller undladelse, der er i stand til at forringe en beskyttet retsstilling på en særlig alvorlig måde, og hvis ulovlighed er åbenlys.

3. Modtagelse og indledende vurdering af rapporter

Som en del af den indledende vurdering afgør HR, om rapporten er relevant for menneskerettigheder, miljø eller pligtforsømmelser, og om den indsendte rapport er korrekt. Dette efterfølges af en risikovurdering af mulige konsekvenser, f.eks. ved hjælp af en risikomatrix.

Den person, der giver oplysningerne, får hurtig feedback om, at oplysningerne er blevet registreret. Desuden sendes midlertidige statusrapporter om hvert behandlingstrin og om det endelige resultat til whistleblowere via portalen i et beskyttet miljø.

4. Undersøgelsesprocedure

Hvis relevansen og den indledende mistanke bekræftes, indleder vi en intern undersøgelsesprocedure så hurtigt som muligt for at afklare fakta. Anmeldelsen vil blive kontrolleret i detaljer.

5. Implementering af nødvendige foranstaltninger

Når undersøgelsen er afsluttet, kontrollerer igus, om der er behov for foranstaltninger for at eliminere, minimere eller forhindre overtrædelsen i fremtiden. Til det formål analyserer vi det specifikke behov for korrektion og forbedring. En del af denne analyse omfatter også at tage hensyn til forventningerne hos den gruppe mennesker, der er berørt af bruddet. Nødvendige foranstaltninger kan være rent interne foranstaltninger i vores forretningsområde, som procesjusteringer, nye retningslinjer eller forbedrede træningskoncepter. Det kan dog også være nødvendigt at træffe foranstaltninger med og over for tredjeparter. Implementeringen af foranstaltningerne overvåges på passende vis, og deres effektivitet undersøges nøje i detaljer i små procestrin.

6. Dokumentation

Alle rapporter, undersøgelsesaktiviteter og resultater dokumenteres og arkiveres på definerede lokationer. De opbevares i overensstemmelse med de relevante lovkrav og databeskyttelsesperioder. Visnings- og adgangsrettigheder er strengt reguleret. Hvis loven kræver det, informerer vi desuden alle registrerede om de undersøgelser, der udføres, og de personoplysninger, der behandles i denne sammenhæng.

7. Risikoanalyse og rapportering

Resultaterne fra behandlingen af rapporter tages i betragtning i risikoanalysen. Der udarbejdes og offentliggøres en årlig rapport om antallet og håndteringen af rapporter. Derudover sendes der ad hoc rapporter til ledelsen.

8. Effektivitetstest

Vi gennemgår effektiviteten af alle de systemer og processer, der er beskrevet ovenfor i forbindelse med vores klagebehandling på ad hoc basis, dog mindst en gang om året.

9. Beskyttelse af whistleblowere

Indikationer af mulige risici for menneskerettigheder eller miljøet eller brud på pligter er af stor værdi for igus og vores forsyningskæde.

Derfor er der mulighed for anonym dialog under hele klagebehandlingen. Fortroligheden af den anonyme udveksling er garanteret til enhver tid. IP-adressen bliver ikke logget. Følgende procedurer er blevet indført for at beskytte whistlebloweren teknisk:

• Transportkryptering: Alle data, der gemmes i databaserne i Whistle-blower System (reporting-channel.com), er krypterede.
• Regelbaserede sletningsrutiner understøtter sletning i overensstemmelse med databeskyttelsen.
• Regelmæssige IT-sikkerhedsrevisioner overvåger systemsikkerheden.

Ved at indsende en rapport i igus' klagehåndtering trues whistlebloweren ikke med nogen negative konsekvenser. Fortroligheden af udvekslingen er sikret til enhver tid (se afsnit 3) og er også sikret internt ved hjælp af passende foranstaltninger.

10. Kontakt

Hvis du har kommentarer eller forslag til vores klagebehandling, er du velkommen til at kontakte vores HR afdeling på +49 2203 9639-151.